פתרונות פיננסים עם Optimate תיקים, טפסים ושירות פיננסי בלי מעקב ידני
בעסק פיננסי טעות קטנה במסמך, הרשאה או תזכורת יכולה להפוך לעיכוב יקר. אנחנו בונים תהליך שבו כל לקוח, תיק, טופס ופעולה הבאה מתועדים במקום אחד, עם אוטומציה שמזכירה, אוספת מידע ומציפה חריגות בזמן.
טפסים במעקב • SLA ברור • מידע מבוקר • מתאים לסוכנויות ביטוח, יועצי משכנתאות, אשראי חוץ בנקאי, פמילי אופיס והחזרי מס
מה אפשר לאוטומט בעסק פיננסי
CRM פיננסי מותאם
ניהול לקוחות, תיקים, סטטוסים, חידושים, משימות ותיעוד פניות לפי סוג השירות.
CRM לתיקים, לקוחות וחידושים
אוטומציה לטפסים ומסמכים
שליחת טפסים, איסוף קבצים, תזכורות ללקוח וסימון אוטומטי של מה עדיין חסר.
אוטומציה ואינטגרציות לעסק
מעקב SLA וצווארי בקבוק
דוחות שמראים זמני טיפול, עומסים, תיקים תקועים ופעולות שלא בוצעו בזמן.
חיבור למערכות קיימות
אינטגרציות למערכות פיננסיות, הנהלת חשבונות, חתימות, טפסים וכלים פנימיים לפי הצורך.
בוט שירות ואיסוף מידע
מענה ראשוני, איסוף פרטי לקוח, שאלות חוזרות ותזכורות בלי להעמיס על נציגים.
פיתוח צ'אט-בוטים לאיסוף מידע
דוחות ניהוליים
מעקב אחר תיקים פתוחים, חידושים, הכנסות צפויות, תפוקת צוות ועמידה ביעדים.
איפה שירותים פיננסיים צריכים דיוק
קליטת לקוח
הלקוח צריך לדעת מה לשלוח, הצוות צריך לדעת מה חסר, והמערכת צריכה לשמור כל מסמך תחת התיק הנכון.
טפסים ואישורים
במקום לרדוף אחרי קבצים, אפשר להפעיל תזכורות, בדיקות השלמה וסימון מסמכים חסרים בצורה אוטומטית.
חידושים ומעקב
פוליסות, תיקים, בקשות ואישורים דורשים תזכורת מוקדמת, אחראי ברור ומעקב שלא תלוי באקסל.
ניהול סיכונים ושירות
כשיש הרשאות, תיעוד ודוחות, קל יותר לתת שירות מהיר בלי לוותר על בקרה.
תרחיש לדוגמה: תיק פיננסי שלא נתקע על מסמכים
לפני
לקוח שלח חלק מהמסמכים במייל, חלק בוואטסאפ וחלק לא שלח בכלל. הצוות בדק ידנית מה חסר בכל תיק.
מה מחברים
טופס קליטה, רשימת מסמכים, תזכורות אוטומטיות, סטטוס תיק והרשאות צוות נכנסים לתהליך אחד.
מה המנהל רואה
כמה תיקים פתוחים, מי ממתין למסמך, איפה עבר SLA, ומה עומס העבודה לפי עובד או סוג שירות.
מאיפה מתחילים
מתחילים מאיסוף מסמכים וסטטוסים, ורק אחר כך מוסיפים דוחות, חידושים וחיבורים למערכות פיננסיות.
שאלות נפוצות על פתרונות לעולם הפיננסים
האם אפשר לאוטומט איסוף מסמכים מהלקוח?
כן. אפשר לשלוח ללקוח קישור או הודעה עם רשימת מסמכים, לקבל קבצים, לסמן מה התקבל ולהפעיל תזכורות למה שחסר. הצוות רואה סטטוס ברור במקום לעבור על מיילים והודעות.
איך שומרים על מידע רגיש?
מתכננים הרשאות לפי תפקידים, מגבילים גישה לשדות או תיקים רגישים, שומרים תיעוד פעולות ומשתמשים בכלים שמתאימים לרמת האבטחה הנדרשת. בשלב האפיון מגדירים מראש מה אסור להיות פתוח לכולם.
האם חייבים מערכת חדשה?
לא. לעיתים נכון לחבר ולשפר את המערכות הקיימות: CRM, טפסים, חתימות, הנהלת חשבונות או כלי ניהול משימות. המטרה היא תהליך נקי, לא עוד מערכת רק בשביל להוסיף מערכת.
האם זה מתאים ליועץ עצמאי או רק לחברות גדולות?
זה מתאים גם ליועץ עצמאי, סוכנות קטנה או חברה גדולה. ההבדל הוא בהיקף. אפשר להתחיל מקליטת לקוחות וטפסים, ובהמשך להוסיף דוחות, הרשאות, צוותים וחיבורים מתקדמים.
איך יודעים איזה תהליך פיננסי לאוטומט ראשון?
בוחרים תהליך שחוזר הרבה, גוזל זמן ויוצר טעויות או עיכובים. בדרך כלל זה איסוף מסמכים, פתיחת תיק, חידושים או דוח SLA. משם אפשר להרחיב בצורה מדורגת.
