פתרונות משרדי עורכי דין עם Optimate תיקים, מסמכים ומועדים בלי לרדוף אחרי מידע
במשרד עורכי דין הרבה עבודה חשובה מתרחשת בין הפגישות: איסוף מסמכים, מועדים, משימות, עדכוני לקוח, חיובים וגבייה. אנחנו מחברים את כל אלה לתהליך אחד ברור, כדי שכל תיק יתקדם לפי סדר ולא לפי מי זוכר מה.
תיקים מסודרים • מועדים במעקב • גבייה ברורה • מתאים למשרדי ליטיגציה, משפחה, מסחרי, מקרקעין ודיני עבודה
מה אפשר לסדר במשרד עורכי דין
CRM משפטי מותאם
ניהול לקוחות, תיקים, צדדים, סטטוסים, פניות ומשימות לפי תחומי העיסוק של המשרד.
CRM מותאם לתיקים ולקוחות
מסמכים ותבניות
יצירת מסמכים מנתוני תיק, שליחה לחתימה, שמירת גרסאות ומעקב אחרי מסמכים חסרים.
אוטומציה למסמכים ותהליכים
מועדים ותזכורות
פגישות, דיונים, הגשות, שיחות חוזרות ומשימות צוות מופיעים בתהליך אחד עם התראות.
שירות ועדכוני לקוח
תיעוד פניות, סטטוס תיק, הודעות אוטומטיות ומענה לשאלות חוזרות בלי לפגוע בדיסקרטיות.
בוטים לשירות ועדכוני לקוחות
גבייה וחיובים
מעקב שכר טרחה, אבני דרך לתשלום, חשבוניות ותזכורות גבייה לפי מדיניות המשרד.
דוחות ניהול
עומס תיקים, תפוקת צוות, משימות פתוחות, הכנסות צפויות ותיקים תקועים במקום אחד.
איפה משרדים משפטיים מאבדים שליטה
פתיחת תיק לא אחידה
כשכל תיק נפתח אחרת, מסמכים חסרים ומשימות נשכחות. תהליך קבוע יוצר התחלה נקייה לכל טיפול.
מועדים ותזכורות
מועד משפטי, פגישה או שיחה חוזרת צריכים להופיע מול התיק והאחראי, לא רק ביומן אישי.
מסמכים וגרסאות
תבניות, גרסאות וחתימות צריכים להיות מסודרים כך שכל אחד יודע מה המסמך האחרון ומה עדיין חסר.
גבייה ושירות לקוח
לקוח רוצה לדעת מה קורה, והמשרד צריך לדעת מה פתוח מקצועית וכספית בלי לבדוק בכמה מערכות.
תרחיש לדוגמה: תיק משפטי עם שלבים ומועדים ברורים
לפני
פתיחת תיק, מסמכים, מועדים וחיובים נוהלו בכמה מקומות. כל עורך דין ידע את החלק שלו, אבל לא תמיד הייתה תמונה משרדית אחת.
מה מחברים
פתיחת תיק, רשימת מסמכים, מועדים, משימות צוות, עדכוני לקוח וגבייה נכנסים לרצף עבודה לפי סוג התיק.
מה מנהל המשרד רואה
תיקים פתוחים, משימות שלא נסגרו, מועדים קרובים, מסמכים חסרים ותשלומים פתוחים לפי עורך דין או צוות.
מאיפה מתחילים
בדרך כלל מתחילים מניהול תיקים ומועדים, ואז מוסיפים מסמכים, חתימות, גבייה ודוחות ניהול.
שאלות נפוצות למשרדי עורכי דין
האם הפתרון מתאים לכל תחום משפטי?
כן, אבל הוא לא נראה אותו דבר בכל משרד. משרד ליטיגציה צריך דגש על מועדים ומשימות, משרד מקרקעין צריך מסמכים ותשלומים, ומשרד משפחה צריך שירות לקוח ותיעוד רגיש. לכן מתחילים במיפוי לפי תחום העיסוק.
מה לגבי סודיות ואבטחת מידע?
בשלב האפיון מגדירים הרשאות, גישה לפי תפקידים, תיעוד פעולות ושמירת מידע בכלים מתאימים. אפשר להפריד בין צוותים, להגביל גישה לתיקים רגישים ולחתום על NDA לפי הצורך.
אפשר להפיק מסמכים מתוך התיק?
כן. אפשר לבנות תבניות שמושכות פרטי לקוח, צדדים, תאריכים ונתונים נוספים מתוך התיק. לאחר מכן אפשר לשלוח לחתימה, לשמור גרסה ולעקוב אחרי מסמכים חסרים.
איך משכנעים את הצוות להשתמש במערכת?
המערכת צריכה להקל על העבודה ולא להוסיף שכבה מסורבלת. לכן בונים מסכים קצרים, שדות רלוונטיים ותהליך שמתאים לשגרת המשרד, ואז מדריכים את הצוות על תרחישים אמיתיים מהיומיום.
האם אפשר להתחיל בלי להעמיס על עורכי הדין?
כן. מתחילים ממסכים קצרים ותהליך אחד ברור, למשל פתיחת תיק ומועדים. המטרה היא לחסוך רדיפה אחרי מידע, לא להוסיף טפסים פנימיים שאף אחד לא רוצה למלא.
